2012年,大兴法院语音导诉系统共计接听当事人各类语音咨询8454次,其中咨询法院位置路线等常态性、程序性问题752次、案件基本信息查询5941次、待办咨询处理及咨询通话转接2150次,咨询其他类信息311次,取得了良好的社会效果。大兴法院做法如下:
一是制定规章制度,实现语音导诉行为规范化。针对语音导诉系统建立健全了登记、工号公开、文明接待、服务承诺、办事公开、便民利民、首问负责制度,对语音服务各项工作实行规范化、制度化管理。同时,制定了诉讼服务中心便民利民工作流程,要求接听电话必须热情、礼貌,属于职责范围内的问题及时解答;对于不属于责任范围内的问题,应当耐心做好指引工作,禁止推诿拖延、态度粗暴。
二是注重交流互动,加强与其他部门之间沟通。建立诉讼服务知识库,对于当事人咨询的问题参照知识库统一规范解答,做到口径统一规范,保障司法的严肃性。对语音导诉工作中存在的问题,工作人员及时进行反馈,并认真听取其他部门合理的建议。不断丰富诉讼服务知识库的内容。
三是狠抓服务质量,便利当事人联络承办人员。为了解决当事人找不到承办法官的难题,大兴法院建立诉讼服务联络员与信息推送制度。当事人咨询案件实体问题时,首先运用语音导诉系统转接承办人电话,当承办人开庭或外出调查无法接通电话时,仔细记录当事人的问题,通过语音导诉系统向手机、内容邮箱和审判小秘书三项终端推送信息,确保承办人能够收取信息并及时回复。当事人查询案件进程无法与承办人取得联系时,将电话转接给各审判庭审的诉讼联络员,方便当事人及时获取案件信息。
四是完善基础配备,满足当事人不断增加需求。在外网、各派出法庭窗口、各导诉台的明显位置明确注明语音导诉电话,拓宽当事人了解案件的渠道,节省当事人往返法院的精力。为语音导诉工作人员提供法院区位图、立案须知、各法庭立案时间列表、各法庭管辖范围等基础配备,以便于及时准确解答当事人问题。